Senin, 05 Januari 2015

DATABASE DIMAS (DAFTAR ISI MAJALAH DAN SERIAL) UNTUK LAYANAN KOLEKSI MAJALAH



Oleh:
Iskandar
(Pustakawan Madya Unhas)

ABSTRAK
Tulisan ini merupakan solusi terhadap perlunya penguasaan pustakawan terhadap koleksi majalah/jurnal khususnya dalam mengetahui isi dari majalah/jurnal dengan memanfaatkan Teknologi komputer (WINISIS). Database DIMAS ini sangat membantu pustakawan pada bagian koleksi majalah/jurnal.

Ketika seorang pustakawan didatangi oleh seorang pengguna dengan maksud ingin mencari artikel dalam majalah/jurnal misalnya tentang topik “osteoarthritis” maka pustakawan tidak langsung mengatakan, “Silahkan cari pada rak koleksi majalah/jurnal kedokteran”.  Pengguna tadi kebingungan, apalagi jika koleksi majalah/jurnal kedokteran sangat banyak.

Sebagai seorang pustakawan profesional maka seharusnya pustakawan menelusurkan pada komputer dengan menggunakan database DIMAS, kemudian mencatat “Judul, Volume, Nomor, Tahun Majalah” dan “Halaman” dimana artikel tersebut berada.

Akhirnya artikel tersebut ditemukan, pengguna tadi sangat senang. Inilah Citra pustakawan yang sebenarnya

Kata Kunci : Basis Data; Penelusuran Koleksi Majalah/jurnal; Database DIMAS

A. Pendahuluan
Majalah/jurnal merupakan salah satu asset perpustakaan yang cukup besar dan sangat dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan atau pemustaka, karenanya koleksi ini penting untuk dikelola secara baik.

Meningkatnya jumlah koleksi majalah/jurnal hendaknya memudahkan dalam hal penelusuran dan temu baliknya, dengan memperhatikan ketepatan dalam penemuan, sesuai dengan permintaan dan dapat menciptakan efisiensi waktu dalam penemuan dan pencarian.
Oleh karena itu, solusi yang tepat adalah menggunakan bantuan teknologi informasi berupa komputer. Hal ini penting guna mencapai tujuan penelusuran dan temu balik, yang dapat menjamin kesesuaian keinginan pengguna dengan hasil yang diperoleh melalui pemanfaatan/penggunaan teknologi tersebut.

B. Tujuan Penggunaan Teknologi komputer  pada Majalah dan Jurnal
            Penggunaan teknologi komputer untuk koleksi majalah/jurnal tujuan utamanya adalah untuk membantu pengguna perpustakaan menemukan informasi atau artikel yang diinginkannya secara cepat dan tepat
            Artikel yang ada dalam majalah/jurnal dapat ditelusur sesuai dengan ”kata kunci” yang diinginkan oleh pengguna baik melalui Judul Artikel, Pengarang, maupun Judul Majalah/jurnal.
            Untuk memperoleh artikel dengan cepat dan tepat maka solusi yang diperlukan adalah pemanfaatkankan teknologi komputer (Program WINISIS) dengan cara pembuatan database dengan nama DIMAS (Daftar Isi Majalah dan Serial)

C. Cara Pembuatan Database DIMAS dengan Memanfaatkan Program WINISIS
WINISIS atau CDS/ISIS (Computerized Documentation Services / Integrated Sets of Information Systems) Versi Windows adalah suatu program yang dapat digunakan untuk mengelola basis data. Program ini secara khusus dibuat untuk digunakan pada perpustakaan, pusat-pusat informasi dan dokumentasi serta kearsipan.  WINISIS ini dapat diperoleh secara gratis dari UNESCO.
            Pembuatan database DIMAS ini mirip dengan database KLASIF yang telah penulis tulis dengan judul ”PENELUSURAN NOMOR KLASIFIKASI BUKU DENGAN MEMANFAATKAN TEKNOLOGI KOMPUTER (WINISIS ) : Solusi Termudah Mengklasifikasi Buku”. Dengan revisi/penambahan sebagai berikut:
No. Tag
Name
Type
Repeatable
Pattern
v10
Judul Artikel [JA]
Alphanumeric
R
ab
v20
Judul Paralel [JP]
Alphanumeric
R
a
v30
Pengarang [PE]
Alphanumeric
R
a
v40
Judul, Vol. No. Tahun Majalah [JM]
Alphanumeric
R
abc
v50
Halaman [HL]
Numeric
R
a
v60
Kata Kunci [KK]
Alphanumeric
R
a
v70
Kode Majalah
Alphanumeric
R
a
v80
Abstrak [AB]
Alphanumeric
R
a
Dst…





Setelah membuat database tersebut maka selanjutnya kita mengisi pangkalan data tersebut sesuai dengan keadaan majalah/jurnal. Contoh pemasukan data dapat dilihat pada gambar 1 di bawah ini:
 

Gambar 1: Contoh Pemasukan Data pada Database DIMAS
Setelah selesai pemasukan data maka hasilnya akan seperti pada gambar 2 di bawah ini:
 

Gambar 2: Hasil Tampilan Setelah pengisian Data

Setelah pemasukan data secara lengkap, maka database DIMAS sudah selesai dan siap untuk kita gunakan dalam hal pelayanan kepada pengguna khususnya dalam penelusuran untuk temu balik koleksi majalah/jurnal.
Perlu diketahui bahwa untuk memperoleh informasi/artikel sesuai dengan keinginan pengguna maka proses penginputan koleksi majalah/jurnal dalam pangkalan data (database) perlu terus dilakukan karena hanya artikel/koleksi yang telah diinput yang dapat ditelusur ulang dengan berbagai kata kunci.
Selanjutnya untuk mengetahui artikel yang diinginkan dapat ditelusur seperti pada gambar 3 dibawah ini:

Gambar 3: Tampilan Untuk menelusur Nomor klas buku

Penelusuran dapat dilakukan dengan Expert Search, kemudian masukkan ”Kata Kunci” artikel yang dicari misalnya ”Afiks*Inggris” lalu tekan Execute dan Display seperti pada Gambar 4 di bawah ini:  
Gambar 4: Menu Pencarian artikel majalah pada  database DIMAS dengan kata kunci “Afiks*Inggris“

Setelah menekan Display maka muncullah artikel majalah yang dicari seperti pada gambar 5 di bawah ini
 


 Gambar 5: Hasil temuan Artikel Majalah/Jurnal pada database DIMAS
 



Setelah Artikel majalah ditemukan pada proses penelusuran maka pustakawan dapat mencatat ”JM” dan ”HL” kemudian mencari ke rak tempat koleksi tersebut disimpan. Demikian seterusnya.

D. Penutup
            Keistimewaan dari database DIMAS ini adalah isi dari majalah/jurnal (Artikel) dapat kita ketahui dengan cepat dan tepat.
Pengelolaan database DIMAS memerlukan ketelitian dan kesabaran dalam penginputan. Kegiatan penginputan dan penelusuran dalam database ini merupakan hal yang berkaitan, artinya hanya data yang telah diinput yang dapat ditampilkan dalam penelusuran. Karena itu, proses penginputan harus terus dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan.



DAFTAR PUSTAKA
Iskandar. 2001. Aplikasi Online Public Access Catalog (OPAC) Berbasis Sipisis 3.00 untuk Temu Balik Koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin. Makassar: FISIP Unhas


Iskandar. 2009. Penelusuran Nomor Klasifikasi Buku Dengan Memanfaatkan Teknologi Komputer (Winisis ) : Solusi Termudah Mengklasifikasi Buku. Makassar : Presentasi pada pemilihan pustakawan berprestasi tingkat Universitas Hasanuddin


Saleh, Abdurahman dkk. 2000. CDS/ISIS DAN WINISIS: Untuk Manajemen Dokumen dan Arsip. Bogor: Saraswati Utama


Zaenab, Ratu Siti. 2000. Efektifitas Temu Kembali Informasi dengan Menggunakan Bahasa Alami pada CD-ROM Agris dan Cab Abstrak. Jurnal Perpustakaan Pertanian 11 (2) : 41-46
 



Tidak ada komentar:

Posting Komentar