Cara membuat e-DDC dengan Software WINISIS: Solusi Termudah Mengklasifikasi Buku

Oleh:

 Iskandar

(Pustakawan Madya Unhas)

ABSTRAK

          Setiap perpustakaan pasti melakukan proses klasifikasi buku baik secara manual maupun secara elektronik. Klasifikasi secara manual membuat pustakawan merasa sangat sulit mencari nomor klasifikasi setiap buku karena menyita banyak waktu, tenaga, fikiran untuk mencari satu nomor klasifikasi buku. Tetapi klasifikasi secara elektronik (e-DDC) mencari nomor klasifikasi sangat mudah karena hanya menelusur subyek buku maka hasil nomor klasifikasi dapat ditampilkan sesuai dengan subyek yang dicari.

          E-DDC ini menggunakan software WINISIS yang dapat diperoleh dari UNESCO secara gratis. Proses klasifikasi buku melalui e-DDC ini merupakan cara terbaik yang dapat dilakukan untuk menjadikan seluruh petugas perpustakaan/pustakawan dapat melakukan proses klasifikasi dengan mudah, cepat dan tepat.

         Oleh karena itu, tulisan ini menyajikan cara praktis membuat e-DDC menggunakan software WINISIS, termasuk cara menelusur/mencari nomor klas buku sehingga pustakawan tidak kesulitan lagi dalam mengklasifikasi buku di perpustakaan.

Kata Kunci: Penelusuran; Proses Klasifikasi; e-DDC; Data Base KLASIF

A.    Pendahuluan

             Proses penelusuran untuk klasifikasi buku dengan menggunakan klasifikasi elektronis (e-DDC) memerlukan sarana penelusuran yang memadai termasuk jumlah cantuman yang telah diinput atau banyaknya pemasukan data pada basis data. Untuk dapat menentukan nomor klasifikasi sebuah buku maka pedoman klasifikasi DDC (Subyek dan Nomor Klas) harus seluruhnya di masukkan ke data base melalui penginputan. Untuk selanjutnya memudahkan dalam hal penelusuran berikutnya.

             Dengan satu kali penginputan pada database, hasil akhirnya kita dapat mengetahui nomor klas sebuah buku hanya dengan menelusur subyeknya atau sebaliknya kita dapat mengetahui subyek buku hanya dengan menelusur nomor klasnya.  Kegiatan tersebut di atas dapat diketahui apabila kita menggunakan teknologi komputer dengan memanfaatkan software WINISIS.

            WINISIS atau CDS/ISIS (Computerized Documentation Services / Integrated Sets of Information Systems) versi Windows adalah suatu software yang dapat digunakan untuk mengelola basis data. Software ini secara khusus dibuat untuk digunakan pada perpustakaan, pusat-pusat informasi dan dokumentasi serta kearsipan.  Software ini dapat diperoleh secara gratis dari UNESCO. 

B.     Keistimewaan E-DDC WINISIS

              e-DDC adalah sistem klasifikasi sesuai dengan standar yang digunakan oleh suatu perpustakaan yang dilakukan secara elektronik atau komputerisasi. Modul software ini berguna untuk mempermudah proses klasifikasi buku jika dibandingkan dengan dengan menggunakan cara manual.

             e-DDC memiliki keistimewaan yaitu:

1.      Terkomputerisasi yaitu memberi keleluasaan bagi setiap petugas perpustakaan atau pustakawan untuk menemukan setiap nomor klas buku dengan cepat, tepat dan sesuai dengan subyek buku.

2.      Terdistribusi yaitu memudahkan digunakan pada setiap bagian di perpustakaan terlebih bagi setiap pustakawan yang belum mahir menggunakan buku klasifikasi/DDC secara manual.

3.      Terpadu yaitu data hasil penginputan dapat disimpan, dipindahkan/dicopy, ditelusur berulang-ulang.

4.      Menghemat tempat penyimpanan dan tidak perlu buku pedoman DDC lagi.

5.      Mempermudah pencarian dan penemuan nomor klas buku sesuai dengan subyek buku.

6.      Memungkinkan seluruh petugas perpustakawan/pustakawan menguasai cara mengklasifikasi buku.

C.    Perlunya Klasifikasi dan Penelusuran buku.

            Dalam perpustakaan, klasifikasi buku merupakan bagian vital dari kegiatan pengolahan buku sebelum buku tersebut dipajang di rak. Kegiatan klasifikasi ini merupakan kegiatan pengelompokan buku sesuai dengan subyeknya yang ditandai dengan pengkodean atau pemberian nomor klasifikasi atau nomor klas. Saat ini, masih banyak pustakawan yang mengklasifikasi buku-bukunya dengan menggunakan klasifikasi manual yang rumit dan tidak praktis.

             Tetapi sekarang dengan kemajuan teknologi khususnya komputer dipadukan dengan dengan software WINISIS maka pustakawan dapat dengan mudah melakukan proses klasifikasi buku hanya dengan bermodalkan komputer dan pengetahuan mencari subyek buku.

             Dengan demikian, maka pengetahuan penelusuran bagi pustakawan/petugas perpustakaan memiliki peran khusus dalam kegiatan perpustakaan. Aktivitas penelusuran tersebut tidak hanya terbatas pada bagaimana cara menelusur tetapi juga sangat erat dengan pengolahan buku termasuk mengklasifikasi buku, penempatan, dan penemuan kembali. Penelusuran merupakan proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subyek yang diinginkan. Pada intinya sistem penelusuran terdapat tiga komponen utama yang saling mempengaruhi, yaitu (1) kumpulan dokumen; (2) kebutuhan informasi (3) proses pencocokan (matching) antara keduanya. Secara fisik kumpulan dokumen antara lain adalah nomor klas buku dan subyek buku.

D.    Membuat E-DDC

               e-DDC yang dimaksud adalah kegiatan memasukkan nomor klas dan subyek buku sesuai dengan pedoman DDC yang digunakan suatu perpustakaan ke dalam komputer (software WINISIS) agar dapat ditelusur ulang sesuai dengan keinginan, sehingga dengan penggunaan komputer tersebut kita dapat mengetahui nomor klas buku dengan cepat dan mudah tanpa menggunakan lagi buku klasifikasi manual.

              Untuk dapat membuat e-DDC ini kita menggunakan software WINISIS dari UNESCO. Cara membuatnya sama seperti membuat basis data “staf“ pada buku Panduan Praktis Pengelolaan Basis Data dengan WINISIS 1.311. Bedanya, adalah pada e-DDC ini kita beri nama KLASIF dan struktur basis data yang dibuat adalah :

No. Tag	Name	Type	Repeatable	Pattern
v10	No. Klas	Numeric	R	a
v20	Subyek Buku	Alphanumeric	R	a
v30	Alternatif Judul	Alphanumeric	R

 

Perlunya pemberian “Alternatif Judul“ pada tampilan e-DDC ini adalah untuk membantu pustakawan pemula dalam mengambil keputusan ketika akan menentukan subyek sebuah buku. 

Setelah membuat basis data tersebut maka selanjutnya kita mengisi pangkalan data tersebut dengan berpedoman pada buku klasifikasi DDC atau buku klasifikasi lainnya yang biasa digunakan oleh perpustakaan. Contoh pemasukan data dapat dilihat pada gambar 1 di bawah ini:

Gambar 1: Contoh Pemasukan Data pada Data Base Klasif

            Setelah selesai pemasukan data maka hasilnya akan seperti pada gambar 2 di bawah ini:

Gambar 2: Hasil Tampilan Setelah pengisian Data 

           Setelah pemasukan data secara lengkap, maka e-DDC kita sudah selesai dan siap diaplikasikan pada setiap buku baru yang masuk keperpustakaan untuk diolah dan diberi nomor klas.

Selanjutnya untuk mengetahui nomor klas suatu buku maka cukup dengan menentukan subyeknya kemudian ditelusur seperti pada gambar 3 dibawah ini:
 

Gambar 3: Tampilan Untuk menelusur Nomor klas buku

      Penelusuran dapat dilakukan dengan Expert Search, kemudian masukkan subyek Buku lalu tekan Execute dan Display seperti pada Gambar 4 di bawah ini:

Gambar 4: Menu Pencarian Nomor Klas Buku dengan Pengetikan Subyek Buku “Ikan*Budidaya“

Setelah menekan Display maka diketahui bahwa Nomor Klas Buku untuk subyek Budidaya Ikan adalah 639.31. seperti pada gambar 5 dibawah ini: 

 

Gambar 5: Hasil Temuan Nomor Klas Buku dengan Subyek Budidaya Ikan

Demikian seterusnya sampai semua buku telah dikasifikasi seluruhnya.

 

A.    Penutup

Klasifikasi Elektronis yang telah kita buat selanjutnya dapat kita telusur tanpa melihat lagi buku klasifikasi manual yang rumit dan menurut sebagian pustakawan sangat susah untuk melakukan klasifikasi buku. Dengan data base KLASIF ini pekerjaan klasifikasi menjadi sangat mudah dan menyenangkan serta hemat tenaga, serta waktu karena cukup dengan mengetik atau memasukkan Subyek Buku maka Nomor klasifikasi Buku akan dimunculkan oleh komputer (Software WINISIS) begitu pula sebaliknya hanya dengan memasukkan nomor klasifikasi buku maka akan diketahui sabyek buku tersebut.

Satu hal yang perlu diketahui bahwa kegiatan penginputan/pemasukan data perlu dilakukan secara sempurna, berkesinambungan dan konsisten agar semua hasil penelusuran dapat ditampilkan dengan sempurna pula.

DAFTAR PUSTAKA

Iskandar. 2001. Aplikasi Online Public Access Catalog (OPAC) Berbasis Sipisis 3.00 untuk Temu Balik Koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin. Makassar: FISIP Unhas

Mustafa, B. 2002. Panduan Praktis Pengelolaan Basis Data dengan WINISIS 1.311. Bogor: Perpustakaan IPB.

Zaenab, Ratu Siti. 2000. Efektifitas Temu Kembali Informasi dengan Menggunakan Bahasa Alami pada CD-ROM Agris dan Cab Abstrak. Jurnal Perpustakaan Pertanian 11 (2) : 41-46